目次
できること
選考官と会議室それぞれで面接予約枠を設定し、予定をおさえることができます。
加えて、空き日程を候補者に送付し、回答を得ることで自動的に面接設定およびカレンダーに予定の登録をすることが可能です。
「選考枠管理」との違いは「スケジュール管理機能と選考枠管理機能の違いを知りたい」をご確認ください。
スケジュールを作成する
まずは、候補者に送付する予約枠を作成します。
1.「スケジュール管理」＞「スケジュールを作成」をクリックする
2.基本情報（種別・スケジュール名）を設定する
| 設定項目 | 説明 |
|---|---|
| 種別 | 「選考官」か「会議室」どちらの予約枠を設定するか選択してください。 |
| スケジュール名 |
候補者に提示する予約枠を選択する際の表示名を記載してください。 例）「新卒採用チーム」「最終面接用」「選考官Aさん用」 |
3.予定を押さえたい「選考官」や「会議室」の設定をする
種別が「選考官」の場合
選考官は10名まで設定可能です。「担当の選考」の権限を持っているユーザーアカウントが選択肢に表示されます
種別が「会議室」の場合
選択できる会議室は1つです
4.自社のカレンダーへの予定登録有無を設定する
予定を登録しない場合
「カレンダー利用」：「しない」を選択すると、スケジュール作成時に選考官および会議室の予定が仮押さえされません。
予定を登録する場合
「カレンダー利用」：「する」を選択すると、スケジュール作成時に選考官および会議室の予定が仮押さえされます。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| 主催者 |
予定の主催者を選択してください。 web面接を実施したい場合は、Googleカレンダー / OutlookおよびTeams連携が完了しているユーザーを主催者にしてください。 |
| カレンダータイトル | 仮押さえの際のカレンダータイトルを入力してください。 |
| カレンダーの公開設定 |
カレンダー上での予定の公開設定です。 参加者以外の方にも予定を公開する場合は「一般公開」、参加者のみに閲覧範囲をとどめたい場合は「限定公開」と設定してください。 |
| 自動開放設定 |
「スケジュールの設定」で選択した日時に予定が入らなかった場合、選考官/会議室に入れられている予定を自動で削除します。 例：1週間前までに予定が予約が入らなかったら、面接官のスケジュール押さえを解放する場合、「自動開放設定」を「7日」前に解放する設定をしてください。 |
5.「カレンダーから候補日時を選択」をクリックする
6.空いている時間帯をクリックし、「スケジュールの設定へ」をクリックする
こちらで選択した日時は、自動的に「選考官」「会議室」のカレンダーに仮押さえとして登録されます。
7.「保存」をクリックして完了
スケジュールを編集・削除する
1.「スケジュール管理」上のタブから編集・削除したいスケジュールを選択する
候補者に提示する日程を変更したい場合
1.「編集」をクリックする
2.予定の新規追加・削除の上、「スケジュール設定へ」をクリックする
ゴミ箱マークから削除可能です。
※すでに候補者から回答があり、面接日程が確定している日時はグレーアウトし、変更・削除はできません。
スケジュール自体を削除したい場合
1.「このスケジュールを削除する」をクリックする
2.「削除」をクリックする
※スケジュールを削除すると、選考官/会議室の仮押さえは解除されます。
※すでに候補者が回答し、選考が設定されている予定は削除されずにカレンダーに残ります。
スケジュールを候補者に提示する
※提示したスケジュールを取り下げることはできません。
1名の候補者に提示する
1.候補者ページにて「メッセージを送信」をクリックする
※候補者からのメールに返信する際も可能です。
2.「スケジュールを利用する」を選択し、提示するスケジュールなどを設定する
3.「送信内容を確認」＞「送信」をクリックする
候補者の画面は「候補者が希望日を回答する」をご確認ください。
複数名の候補者に一括で提示する
下記の条件が全て揃った場合に、一括での日程調整が可能です。
- 求人と選考ステップが共通している
- 「日時場所あり」の選考が未設定になっている
- 選考中のステータスである
1.フィルターマークをクリックし、日程調整したい候補者を絞り込む
2.複数候補者を選択し、「メッセージを送信」をクリックする
3.「スケジュールを利用する」を選択し、提示するスケジュールなどを設定する
※「スケジュールを利用する」メニューが表示されない場合
選択した候補者の求人・選考ステップが異なる可能性がございます。
※「Web面接」の項目が表示されない場合
「選考官スケジュール」の主催者が、カレンダー連携を完了していない可能性がございます。
主催者の方は連携設定をお願いいたします。
参考「Googleカレンダー連携を利用する」「Teams連携を利用する」
4.「送信内容を確認」＞「送信」をクリックする
未回答の候補者に再度連絡する
1.日程調整依頼後、未回答の候補者を絞り込む
※求人と選考ステップが一致している必要があるので、それぞれ指定の上、絞り込むことを推奨します。
2.「複数名の候補者に一括で提示する」と同じ手順で一括で日程調整を依頼する
※メッセージに添付される回答ページのURLは、同じ候補者・選考ステップであれば変わりません。
※「選考所要時間」やweb面接の使用有無などの条件を変更した場合は、変更後の内容で日程調整が依頼されます。
自動のリマインド設定について
「設定」＞「日程調整」から設定可能です。詳細は「候補者に日程調整のリマインド通知を自動で送信する」をご確認ください。
候補者が希望日を回答する
1.下記の送信元からメールが届く
| 送信名 | 送信元のメールアドレス |
|---|---|
| [企業名]+採用担当 | [候補者ID].candidate@[企業ID].n-ats.hrmos.co |
2.メール本文内の「選考の希望日時を選択する」をクリックする
3.現時点で空いている日時が表示されるので、希望日を選択の上、「回答」をクリックする
空きがない場合は、以下のように表示されます
4.以下の画面が表示されたら回答完了です
回答完了後の通知について
候補者宛
以下のような回答内容の控えが送信されます。
当日のWeb面接URLは記載されないため、「求人別選考リマインド」を設定し「{次のWeb面接URL}」の変数を入れてリマインドメールをご作成ください。
候補者に選考のリマインド通知を自動で送信する（「求人別選考リマインド」の活用）
社内宛
下記条件のユーザーに通知が配信されます。
「担当の選考・面談の設定・変更があった時に通知」をONにしている選考官
「日程調整に回答した時に通知」をONにしている採用担当者
回答完了後の予定の反映について
カレンダーへの反映
- 候補者が選択した日時で予定が作成されます。
- 作成したスケジュールに紐づく選考官のカレンダーに予定が登録されます。
- カレンダータイトルは「{候補者氏名}様 求人名 ステップ名」となり、カスタマイズはできません。
- カレンダーへの反映には時間がかかる場合があります。
HRMOS採用上への反映
- 候補者が選択した日時で面接が作成されます。
- 作成したスケジュールで設定したユーザーが選考官となります。
回答内容（面接日程）を変更したい場合
回答後は候補者自身で回答内容の修正ができないため、採用担当者がタイムラインから面接を削除してください。
削除後は、候補者がもう一度回答画面から日程を選択することができます。
採用担当者が、候補者ページから「選考を設定」で面接作成することも可能です。