Q.候補者画面に別の候補者に関するメールが届いた
A.送信元がエージェントか応募者かによって回答が異なります。下記「▼HRMOS採用ご利用企業側の仕様」をご確認の上、ご参照ください。
▼HRMOS採用ご利用企業側の仕様
応募者の「候補者ID」をベースに個別に専用のメールアドレス(※１)が生成され、そのアドレスにてメールを送受信すると候補者管理画面の応募者の詳細画面に表示されます。
なお、個別のメールアドレスの確認方法につきましては「候補者・エージェントへ送信するメールアドレスの形式と送信名を知りたい」をご参照ください。
送信元がエージェントの場合
まず、エージェントは企業側の画面のようにHRMOS採用上でメールを送受信することはできず、お使いのメールサービス(GmailやOutlook)からメールを送受信します。
そのため、エージェントが上記仕様を知らずに別の応募者専用のメールアドレスをコピーして宛先に指定した等で、異なる応募者の詳細画面にメールが届いてしまうことがあります。
応募者ごとに生成されたメールアドレスから届いたメールに返信する際は、送信内容を確認するようエージェントにお伝えください。
なお、既に受信済みのメールを削除することはできません。どうしても削除したい場合は「候補者を削除したい」をご確認のうえ応募者ごと削除を行ってください。
送信元が応募者の場合
・お送りしたメール内に応募者ごとのメールアドレスが記載されていた
例：テンプレートに実際の応募者とのやり取りを行っているアドレスを記載し、「この形式のアドレスから返信します」などと入力している、他の候補者ごとのメールアドレスがテンプレートに記載されているなど
こちらの場合応募者に送信したメールをご確認ください。
・応募者同士でメールアドレスの共有が行われた
メールアドレスを送った形跡がないにも関わらず本事象が発生している場合、応募者間でメールアドレスの共有（知人だった場合は貴社からのメールを転送、またはメールアドレスをコピー＆ペーストした 等）が行われた可能性が考えられます。
こちらの場合はメールを送信した経緯を応募者様に直接ご確認ください。